먼저 알아 둘 것: 이 변환기는 '인쇄'로 PDF를 만들어요
워드, 엑셀, 파워포인트, 한글 문서를 PDF로 바꾸는 이 사이트의 네 도구는 같은 뼈대를 써요. 파일을 브라우저 안에서 풀어 읽고, 문서 내용을 웹 페이지 모양으로 다시 그린 뒤, 그 미리보기를 브라우저 인쇄 창의 'PDF로 저장'으로 내보내요. 변환기가 PDF 파일을 직접 써 내려가는 게 아니라 인쇄 기능을 빌리는 구조라서, 결과는 세 가지에 달려 있어요. 원본 파일에 무엇이 들어 있는지, 변환기가 그중 무엇을 옮기는지, 그리고 인쇄 창에서 무엇을 골랐는지예요.
그래서 점검도 '변환 전 원본', '미리보기', '저장한 PDF' 세 단계로 나눠 하는 게 좋아요. 아래 표는 코드에서 확인한 형식별 차이예요. 쪽 크기를 누가 정하는지부터 다르다는 점을 눈여겨보세요.
| 도구 | 받는 파일 | 쪽 크기와 여백 | 옮기지 않는 대표 요소 |
|---|---|---|---|
| 워드 → PDF | .docx (.doc는 안내 후 거절) | 문서의 첫 구역 설정을 따라요. 설정이 없으면 A4에 사방 2.54cm | 머리글·바닥글, 각주 내용, 메모, 차트(빈 상자), SmartArt |
| 엑셀 → PDF | .xlsx (.xls는 거절) | 도구에서 고른 A4·A3·Letter와 방향(처음엔 가로), 여백은 사방 1cm | 차트, 그림, 도형, 조건부 서식, 숨긴 시트·행·열 |
| 파워포인트 → PDF | .pptx (.ppt는 거절) | 슬라이드 크기 그대로, 여백 없음, 한 장에 한 쪽 | 발표자 노트, 숨긴 슬라이드, 애니메이션, SmartArt |
| 한글 → PDF | .hwpx (.hwp는 거절) | 문서의 용지 설정을 따라요. 없으면 A4에 사방 2cm | 머리말·꼬리말, 각주·미주, 메모, 문단 번호와 글머리표 |
네 도구 모두 80MB가 넘는 파일은 열지 않고, 암호가 걸린 파일은 내용을 읽지 못해요. 엑셀은 표가 너무 크면 자르거나 멈추는데, 이 한계는 아래 표 잘림 부분에서 따로 다룰게요.
변환 전 점검 하나: 글꼴은 이 기기에 있는 것만 쓰여요
변환기는 문서에 적힌 글꼴 이름을 그대로 미리보기에 넘기지만, 글꼴 파일 자체를 PDF에 실어 주지는 않아요. 그 이름의 글꼴이 지금 쓰는 기기에 설치돼 있으면 그대로 보이고, 없으면 대신할 글꼴로 넘어가요. 코드에 적힌 대신할 글꼴 순서는 맑은 고딕, Apple SD Gothic Neo, Noto Sans KR, 나눔고딕이에요. 글꼴 이름에 '바탕', '명조', serif 같은 말이 들어 있으면 바탕, AppleMyungjo, Noto Serif KR 같은 명조 계열로 먼저 찾아요.
글꼴이 바뀌면 글자 폭이 달라지고, 한 줄에 들어가는 글자 수가 바뀌고, 결국 쪽이 넘어가는 자리가 달라져요. 한 쪽짜리 자기소개서가 두 쪽으로 늘어나는 일이 여기서 생겨요. 한글 문서에서 흔한 함초롬 계열이나 기관에서 쓰는 전용 글꼴은 다른 기기에 없을 때가 많으니 특히 조심하세요. 원본 프로그램에서 쪽 수를 메모해 두었다가 미리보기의 쪽 수와 비교하는 것만으로도 대부분 걸러져요.
변환 전 점검 둘: 여백, 쪽 나눔, 표 잘림
워드 문서에서 직접 넣은 쪽 나누기와 '앞에서 쪽 나누기' 문단 설정은 옮겨져요. 다만 구역마다 용지 크기가 다른 문서는 첫 구역의 크기로 전부 만들어지고, 변환기가 그 사실을 안내 목록에 띄워요. 가로로 돌린 쪽이 섞인 보고서라면 그 쪽만 원본 프로그램에서 따로 저장하는 편이 나아요.
엑셀은 성격이 조금 달라요. 엑셀 파일 안에 저장된 인쇄 영역이나 페이지 설정은 읽지 않고, 도구 화면에서 고른 용지와 방향만 써요. 시트마다 새 쪽에서 시작하고, 시트가 둘 이상이면 각 쪽 맨 위에 시트 이름이 작은 회색 글씨로 붙어요. 표 너비가 용지보다 넓을 때 '한 쪽 너비에 맞춰 줄이기'가 켜져 있으면 표 전체를 비율대로 줄이고 그 비율을 알려 줘요. 줄어든 비율이 너무 작으면 글자가 읽기 어려우니 A3로 바꾸거나 열을 덜어 내는 쪽을 고르세요.
아주 큰 시트에는 한도가 있어요. 그리는 범위가 1만 행, 300열, 칸 100만 개를 넘으면 앞부분까지만 보여 주고 몇 행·몇 열까지 보였는지 알려 줘요. 값이나 서식이 든 칸이 변환하는 시트를 모두 합쳐 40만 개를 넘으면 변환 자체를 멈춰요. 이럴 때는 필요한 시트만 골라서 다시 시도하세요. 파워포인트는 슬라이드 크기를 쪽 크기로 쓰기 때문에, 인쇄 창의 용지가 A4로 고정돼 있으면 브라우저가 크기를 맞추는 과정에서 여백이 생길 수 있어요. W3C의 CSS 페이지 규격도 문서가 원하는 쪽 크기를 그대로 쓸 수 없을 때 브라우저가 돌리거나 줄이거나 나눌 수 있다고 적어 두었어요.
개인정보와 숨은 정보: PDF에서 빠지는 것과 원본에 남는 것
제출 서류에서 가장 큰 사고는 보이지 않던 내용이 상대에게 보이는 거예요. 변환기의 동작을 코드로 확인해 보면, 다음 내용은 미리보기와 PDF에 들어가지 않아요.
- 워드: 메모, 숨김 서식의 글자, 변경 내용 추적의 삭제 부분이 빠져요. 추적 중에 새로 넣은 글자는 표시 없이 보통 글자로 들어가요. 수락하지 않은 수정이 최종본처럼 보일 수 있다는 뜻이에요.
- 엑셀: 숨긴 시트, 숨긴 행과 열은 그리지 않아요. 하지만 보이는 칸의 수식 결과가 숨긴 칸 값을 바탕으로 계산된 것이라면 그 결과는 그대로 보여요.
- 파워포인트: 발표자 노트와 숨긴 슬라이드는 넣지 않아요.
- 한글: 메모와 각주·미주 내용이 빠져요.
작성자, 회사, 마지막으로 저장한 사람 같은 문서 속성은 변환기가 아예 읽지 않아요. 미리보기 문서의 제목만 올린 파일 이름에서 확장자를 뺀 글자로 정해요. 그러니 '최종_진짜최종_김OO'처럼 남에게 보이기 싫은 파일 이름이라면 변환 전에 이름부터 바꾸세요.
주의할 점은 PDF가 깨끗하다고 원본 파일까지 깨끗해지지는 않는다는 거예요. 원본을 함께 보내야 한다면 마이크로소프트 지원 문서가 안내하는 '문서 검사'를 거치세요. 이 문서에 따르면 워드에서는 메모, 변경 내용 표시, 문서 속성, 숨겨진 텍스트를, 엑셀에서는 숨겨진 행과 열, 숨겨진 워크시트를, 파워포인트에서는 프레젠테이션 노트와 슬라이드 바깥의 내용을 찾아 지울 수 있어요. 같은 문서는 지운 데이터를 되살리지 못할 수 있으니 복사본에서 검사하라고 권해요.
제출 크기: 그림 용량이 거의 그대로 들어가요
변환기는 문서 안의 그림을 다시 압축하지 않고 원래 바이트 그대로 미리보기에 넣어요. 스마트폰 사진을 몇 장 붙인 보고서라면 PDF도 그만큼 무거워질 수 있어요. 제출처에 용량 한도가 있다면, 원본 문서에 넣기 전에 사진을 이미지 크기 조절 도구로 먼저 줄여 두는 편이 확실해요. 이미 문서에 들어간 그림은 원본 프로그램에서 바꿔 넣어야 해요.
반대로 차트처럼 빈 상자로 바뀌거나 아예 빠지는 요소도 있어서, 용량이 갑자기 작게 나왔다면 무언가 빠진 건 아닌지 의심해 보세요. 용량 자체는 브라우저가 PDF를 만들 때 정해지므로 변환기가 미리 알려 주지 못해요. 저장한 뒤 파일 속성에서 실제 크기를 확인하는 수밖에 없어요.
저장 직전과 직후에 확인하는 순서
아래 순서를 한 번 몸에 익혀 두면 급하게 제출할 때도 빠뜨리는 일이 줄어요.
- 원본에서 기준 잡기: 원본 프로그램에서 쪽 수, 머리글의 쪽 번호, 각주 여부를 적어 두세요.
- 파일 이름 바꾸기: 제출용 이름으로 바꾼 뒤 변환기에 올려요.
- 안내 목록 읽기: '원본과 달라질 수 있는 부분'에 뜬 항목과 개수를 확인해요. 항목이 없다는 안내가 나와도 미리보기는 꼭 봐요.
- 미리보기 훑기: 쪽 수가 원본과 같은지, 표 오른쪽이 잘리지 않았는지, 엑셀이라면 줄어든 비율이 몇 %인지 봐요.
- 인쇄 창 설정: 대상을 'PDF로 저장'으로 고르고, 머리글과 바닥글은 끄고, 여백은 기본값으로 둬요. 파워포인트라면 용지 크기도 확인해요.
- 저장한 PDF 다시 열기: 파일 크기, 마지막 쪽, 글자 검색이 되는지까지 확인하고 나서 제출해요.
팁 쪽 번호나 각주처럼 이 변환기가 옮기지 못하는 요소가 꼭 들어가야 하는 서류라면, 원본 프로그램이 있는 기기에서 직접 PDF로 저장하는 게 가장 정확해요. 이 도구는 원본 프로그램이 없는 기기에서 내용을 빠르게 PDF로 옮겨야 할 때 쓰고, 위 순서로 결과를 꼭 대조하세요.